国内最大規模の公立大学誕生にあたり、学費支払いプロセスのデジタル化を実施。大阪公立大学が実現した、業務量9割削減プロジェクトの成果

鈴木これまでは両校とも合格者に対して学費支払いのための口座振替依頼書を送付して、そちらを記入した後に大学に提出してもらい、大学内で紙書類の処理を行っていました。具体的にお話しますと、口座振替依頼書は基本的には3枚複写になっていて、金融機関に行って手続きをする必要があり、学生からしても手間がかかっていたのです。金融機関お届け印を捺印してから提出いただくのですが、中には「金融機関お届け印が不一致なので、口座登録ができません」といった不備がたびたび発生していました。

3月は入学料の入金に関する業務、4月は入学した学生を含む全学生の授業料納付に関する業務を行っているので、この時期はかなり煩雑な作業が多くなります。それに加え、口座振替手続きの不備についても同時並行で対応しなければならず、それも1人の学生に対して複数回発生するケースもあり、だいぶ労力が割かれていました。

鈴木統合前から準備はしていましたが、私たちが苦労した点の一つは、口座が登録されてから学内のシステムに取り込むところです。そのままデータを取り込めたらよかったのですが、システムに取り込むには、新たに加工する必要がありました。そのため、データを正確に取り込むために、システムを連携させる調整作業が発生しました。

櫻間当校のシステムを手掛けている他部署の担当者及び開発業者と打ち合わせを行い、データを正確に取り込みできるようにルールの統一を行いましたが、思うように取り込めず、苦労しました。

櫻間例えば、学生が卒業するまでの間に、口座を変更したいという場合があります。これまでは変更する際に、大学の窓口や金融機関に行っていただく作業が発生していましたが、Web登録を行っていれば、登録の変更もWebのみで可能です。大学に来る必要もないですし、遠方にお住いの保護者の方でもインターネット等で手続きが可能です。保護者と学生双方にとって大きいメリットが生まれたと考えております。

黒田実は今回のプロジェクトでは新入生だけでなく、在学生にも影響しました。大阪府立大学は大阪公立大学になってからメインバンクが変更されたため、大阪府立大学の学生全員に対して収納代行会社の変更に伴い学費引き落し口座の再登録手続きが必要になりました。そこで、全員にWeb登録してもらうよう呼びかけを行いました。

最初は学生から「この辺はどうなっているのですか？」とか、「なぜこの金融機関は使えないのでしょう？」といったご質問が集中しました。しかし、数千人の学生に対して一斉に口座登録の案内をお送り出来たことで、結果的には多くの学生の方への負担軽減にも繋がりました。統合のタイミングまでにプロジェクトが実施できて、本当によかったと思います。

尾田今まではこの処理のためだけに、短期で臨時職員を2人ほど雇っていましたが、その必要がなくなりました。また書類の整理だけでもかなり時間がかかっていましたが、電子化により紙がなくなり、すべてWebで完結できるようになったので、業務はかなり効率化したと実感しています。データ入力も外部の会社に頼んでいましたが、その必要もなくなりました。

また以前は手書きだったため、カタカナの「リ」や「ソ」、数字の「0」や「9」が読み取れず、ダブルチェックを行っていました。ほかにも提出された口座振替依頼書が誰のものなのかをしっかりと認識するために、1つひとつ学籍番号を記入していましたが、そういった業務もなくなりました。授業料引落口座登録手続きのために毎日のように2、3時間の残業を行っていましたが、それも今はほとんどありません。

櫻間4月は授業料担当者が総動員で作業を行っていましたが、だいぶ効率的になりました。

尾田これまでは入学料徴収業務も行いながら作業をしていたのでかなりの負担がありましたが、それが必要なくなり、業務がスムーズに回るようになったと思います。

鈴木作業全体から考えると、9割ほどの減少になったと思います。もちろん問い合わせはまだ少しありますが、紙の口座振替依頼書を集めていた時も同程度の問い合わせはありました。

櫻間また、これまで在学生から口座変更の問い合わせが来たら、それぞれ学部ごとにファイリングされている口座振替依頼書を取り出して、学籍番号を聞いて該当する在学生を探さなくてはいけませんでした。でも今はWeb上で変更できるため、すぐに対応できます。確認のために電話を一度保留したり、口座振替依頼書を探したりする手間がなくなったこともメリットの一つです。

鈴木一番大きいのは、各キャンパスで授業料引落口座登録を行うために、今まではバラバラに人を配置していたところを、配置しなくても済むようになったことです。そういった負担がなくなったメリットは、非常に大きいです。

鈴木基本的に、主に１学生が入学後に一度しか行わない手続きですし、当たり前のようにスムーズに行えるので、利用者の学生から「簡単になった」という声はなかなか届かないですね。逆にデメリットの声の方が届いているのは、仕方のないことだと思います。そこは一定、経年で付き合っていかなければいけない部分だと考えているので、改善に向けた対応を粛々と行っていきたいと思っています。

また以前は入学手続きの一環として口座振替依頼書を回収していましたので、口座登録率はほぼ9割9分という状況でした。それがWeb登録の案内を新入生にお送りし対応をお任せするような形になったことによって、登録率は若干下がっています。この対応として、次年度は手続き期間を変えたり、周知の方法を変えたりするなどの変更も必要だと思っています。

鈴木今回は学費振り込みの口座登録をデジタル化しましたが、依然として入学試験の手続きはアナログなままです。このように私たちを含め国公立大学ではデジタル化が進んでいない部分が多くある一方で、多くの私立大学においてはネット出願やオンラインによる入学手続等の整備が進んでいると思います。やはり私たちも同様の水準までデジタル化を進め、すべての手続きをネットで出来るような環境を整えていかなければいけないのではないか、と考えております。

逆に言えば、今回のデジタル化は非常にいいチャンスだったと思います。今まで口座登録手続きは当たり前のように対面でチェックして、コロナ禍でも大学に来ていただく手法をとっていましたが、手続きがデジタル化したことで登録のために来学する必要がなくなりました。結局、情報を大学側が取り込めるという環境が整えば、大学全体でも手続きの煩雑さの緩和にはつながる。あくまでも私見ではありますが、多少の工数をかけてでも結果的に大学にも学生にもメリットに繋がることであれば、大学全体として考えていくべきなのかなと思っています。

池山今後デジタル化が進んでいく中で、システムトラブルもつきものになっていくでしょう。そういったところの対応強化も考えていかないといけないと思っています。同時にこういうデジタル化、IT化に伴い、使う側のマインドも変えていかなくてはならないでしょう。