【創業104年の老舗旅館×インクループ・プラリタウン】会計・人事労務システムの導入支援により業務効率を約2倍に

副田紙文化が強く、あらゆる業務に時間がかかりすぎていると感じていました。

菅藤 真利もちろんです。最高のサービスを提供することは大前提ですが、その前に働く一人ひとりが幸福である状態をつくることも経営者の責務だと考えています。

インクループ 是成最初にお客さまのご状況や課題をよくヒアリングさせていただいた上で、最適な進め方を一緒に考案させていただきました。今回導入したシステムも機能範囲が非常に広いのですが、無理にすべての業務をシステム化してしまうと、現場の混乱を招き、かえって効率が落ちてしまうこともあります。お客さまに合わせてシステム化の範囲やスケジュール感などを調整させていただきながら、プロジェクト型で半年程度の伴走支援をさせていただきました。
プロジェクトを進める中で特に印象的だったのは、副田さまの「とにかく紙をなくしたい」「担当者の負担を軽減したい」といったお言葉です。ホテルの新設に伴い事務量が増えたとしても安定して業務を継続いただけるよう意識して運用の設計や支援をいたしました。

真の効率化を果たすためには、現行業務フローの見直しから行うことが重要です。既存システムとの連携や、カスタマイズなどについてのご相談を受けながら、現行業務を整理し、新しいシステムの業務フローを再構築させていただきました。

副田是成さまからのサポートがあったので、特に大きな問題はありませんでした。

これまでも、様々なシステムの導入にトライしてきましたが、自分たちだけで立ち上げるのは本当に大変です。システムを使い始める前に、サービスのそもそもの機能理解や、初期設定が必要ですし、少し疑問に思うことがあってもすぐに相談できる人がいません。そのようなうちに他の業務に追われてしまい、結果的に導入を挫折してしまうケースもありました。仮にいざ導入となっても、従業員からの問い合わせ等に我々だけで対応することもハードルがあります。
今回の導入でもいくつも壁が出てきましたが、その都度、是成さまから適切な解決策を提案してもらえたので本当に助かりましたね。

また、私たちから「こういう機能が欲しい」「ここはカスタマイズしたい」と相談をすると、「それならこうしましょう」「こういう方法もあります」とご提案していただき、そのおかげで妥協せずに済みました。レスが返ってくるスピードも早く、足踏みする時間はほとんどなかったです。

菅藤 真利向瀧全体で見ると、これまで40人ほどの従業員で回していたバックオフィス業務を、20人程度で運営できるようになりました。

八巻私が担当する会計業務でもっとも改善されたのは、お金の入出金を記録する出納帳の作成時間の削減です。特に、スマホアプリで撮影するだけで、請求書や領収書のデータを取り込み、必要な情報を自動で補完してくれる機能には非常に助けられています。全体的に作業時間が半分程度に短縮されました。作成データはそのまま税理士の先生へデータで送付でき、情報共有もスムーズになりましたね。

実は私は最近、会計担当になったばかりですが、システム活用を通して会計処理や保険関連の知識を深められ、スキルアップできたこともありがたいと思っています。

瀬戸私が担当する勤怠管理でも大きな改善がありました。これまでは、お客さまの予約状況に応じて頻繁に発生するシフト変更は手作業で調整し、その都度、該当従業員に連絡をしていました。

システム導入により、従業員全員の出勤状況や残りの勤務時間を一目でわかるようになり、シフトの調整がしやすくなりました。また、携帯端末からリアルタイムでシフトの確認・変更ができるようになったことで、毎度連絡する手間も省けるようになりました。

さらに、給与計算の面でも大幅な業務効率化につながっています。以前は勤怠データを個別に集計し、Excelで給与計算をおこなっていましたが、現在は従業員が日々の出勤・退勤を打刻するだけで、自動的に給与計算まで完了します。

菅藤 真利会計、勤怠管理などあらゆる状況の見える化は、現場の効率的な運営に役立つことはもちろん、翌年の計画を立てる際にも大いに役立っています。

菅藤 江未まずは、安定した経営基盤の確立が最優先です。その上で、従業員を大切にしながら、さらなる事業成長を目指します。

従業員に将来への不安を感じさせないためにも、経営の安定化と事業拡大は必要です。最終的には「このグループに入ってよかった」と向瀧で働くすべての人が誇りを感じられるようなグループに成長し、他施設からも注目される存在になれればと考えています。

是成中堅・中小企業の皆さまを中心にデジタル利活用に資する取り組みを幅広く展開していきたいと考えています。2024年8月からシステム導入支援などの事業を強化するため、会計や人事システムを手がけるフリー株式会社とプラリタウンでインクループを共同設立し、取り組みを加速しております。現状はfreeeシステムの導入支援をメインで行っておりますが、今後は取扱システムの幅を広げるとともに、業務プロセス整理や最適化をおこなうBPRコンサルティングや、クラウドを用いて経理・人事労務業務を受託するBPOサービスの開発・提供など、支援の幅を広げていく予定です。

デジタル化やDXを検討したいけれど「それを実現するための人材が社内にいない」「何から手を付ければいいかわからない」といった課題を抱える全国の企業さまに寄り添い、真に必要とされる伴走支援を提供し続けたいと考えています。